Identité du responsable du traitement
B-4000 Liège, Belgique
La présente politique de confidentialité régit la collecte, le stockage et l'utilisation des données à caractère personnel collectées par DigiThink, société de droit belge dont le siège social est établi Rue des Guillemins 113, B-4000 Liège (Belgique) (ci-après « DigiThink », « Nous », « notre » ou « nos »), via le site web digithink.be (le « Site »), la plateforme SaaS app.digithink.be (la « Plateforme ») et les services proposés par DigiThink (les « Services »).
Cette politique s'adresse à vous en tant qu'utilisateur, âgé de 18 ans ou plus (« Vous », « votre » ou l'« Utilisateur »). Veuillez la lire attentivement. Si vous n'acceptez pas cette politique dans son intégralité, vous devez vous abstenir d'utiliser le Site, la Plateforme et les Services.
Qui sommes-nous ?
DigiThink agit en qualité de responsable du traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement 2016/679). À ce titre, DigiThink est responsable de la collecte, du stockage et de l'utilisation de vos données personnelles.
Nous respectons votre droit à la vie privée et traitons vos données personnelles uniquement conformément aux lois applicables en matière de protection des données, et notamment le RGPD.
Pour toute question relative à la collecte, au stockage ou à l'utilisation de vos données, contactez-nous à : privacy@digithink.be
Données des mineurs : DigiThink ne collecte pas sciemment des données provenant de personnes de moins de 18 ans. Si vous êtes mineur, vous ne pouvez pas utiliser la Plateforme ni les Services.
Données personnelles que nous collectons
Lors de votre inscription, connexion, navigation et utilisation du Site, de la Plateforme et/ou des Services DigiThink, nous sommes susceptibles de collecter les données suivantes :
Données d'identité et de contact
| Catégorie de données | Exemples | Applicabilité |
|---|---|---|
| Données d'identité | Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone | Tous les utilisateurs |
| Données de compte | Identifiant, mot de passe (hashé), préférences de compte | Tous les utilisateurs inscrits |
| Données d'entreprise | Nom de société, numéro de TVA (BCE), adresse du siège | Utilisateurs PME / TPE |
Données professionnelles et financières
| Catégorie de données | Exemples | Applicabilité |
|---|---|---|
| Données de facturation | Factures émises et reçues, données Peppol (UBL/XML), coordonnées bancaires IBAN, TVA | Utilisateurs du module Finance |
| Données RH | Fiches collaborateurs, contrats, soldes de congés, absences, notes de frais | Utilisateurs du module RH |
| Données opérationnelles | Tickets support, inventaire IT, données véhicules (immatriculation, kilométrage) | Utilisateurs du module Entreprise |
| Données commerciales | Fiches clients/prospects, devis, catalogue produits, stocks | Utilisateurs du module Commerce |
Données de correspondance
| Catégorie | Exemples | Applicabilité |
|---|---|---|
| Communications | Messages du formulaire de contact, échanges support, conversations chatbot | Tout utilisateur nous contactant |
Données collectées automatiquement
| Catégorie | Exemples | Applicabilité |
|---|---|---|
| Données techniques | Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, pages visitées | Tous les utilisateurs |
| Logs d'activité | Dates/heures de connexion, actions effectuées sur la Plateforme | Tous les utilisateurs inscrits |
| Cookies | Identifiants de session, préférences, cookies analytiques (avec consentement) | Tous les visiteurs du Site |
Finalités et bases légales du traitement
3.1 Exécution du contrat
DigiThink traite vos données pour vous fournir les Services souscrits, notamment :
- La gestion de votre compte utilisateur et de votre espace entreprise
- La fourniture des modules ERP (Finance, RH, Entreprise, Commerce)
- La transmission et réception de factures via le réseau Peppol
- L'envoi de notifications opérationnelles (rappels, alertes, validations)
- Le traitement de vos demandes de support et d'assistance
Sans ces données, nous ne pouvons pas vous fournir les Services.
3.2 Obligation légale
Certains traitements sont nécessaires pour respecter nos obligations légales en tant qu'opérateur Peppol agréé et en tant qu'entité soumise au droit belge, notamment :
- Conservation des données de facturation (7 ans — Code TVA belge)
- Réponse aux demandes des autorités compétentes (APD, justice, fisc)
- Obligations de sécurité des données (NIS2, RGPD)
3.3 Intérêts légitimes
DigiThink traite certaines données sur la base de ses intérêts légitimes, en veillant à maintenir un équilibre avec vos droits et libertés :
- Amélioration continue des Services (analyse anonymisée/agrégée des usages)
- Prévention de la fraude et sécurité de la Plateforme
- Gestion de nos communications avec vous
- Archivage à des fins probatoires
- Protection et exercice de nos droits légaux
3.4 Consentement
Certains traitements reposent sur votre consentement explicite :
- Envoi de communications marketing et newsletters
- Utilisation de cookies analytiques non essentiels
- Traitement de données à des fins de personnalisation avancée
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité des traitements effectués avant ce retrait, en nous contactant à privacy@digithink.be ou via le lien de désabonnement inclus dans nos communications.
Intelligence Artificielle européenne · Infomaniak Euria
🇪🇺 IA européenne DigiThink · Infomaniak Euria — L'intelligence artificielle intégrée à la Plateforme est propulsée par Infomaniak Euria, basée sur des modèles open source et hébergée exclusivement en Europe (Suisse et UE). Vos données ne sont jamais transférées vers des services d'IA tiers (OpenAI, Google AI, AWS Bedrock, etc.) et ne servent pas à entraîner des modèles.
DigiThink utilise des systèmes d'intelligence artificielle pour améliorer l'efficacité opérationnelle de vos Services. Ces traitements automatisés sont réalisés exclusivement sur nos infrastructures belges. Les finalités sont les suivantes :
- OCR intelligent : lecture et extraction automatique de données depuis vos factures, justificatifs et documents scannés
- Catégorisation automatique : classification des dépenses, transactions et tickets selon des catégories prédéfinies
- Détection d'anomalies : identification d'écarts inhabituels dans vos données financières ou RH
- Prédictions opérationnelles : anticipation des délais de paiement, des risques d'absentéisme ou des maintenances préventives
- Automatisation des workflows : déclenchement d'actions automatiques (rappels, assignations, validations) basées sur des règles et des modèles appris
Décision automatisée et profilage
Certaines fonctionnalités IA peuvent constituer des traitements automatisés à effet significatif au sens de l'article 22 du RGPD (par exemple, la suggestion automatique de catégories comptables ou la prédiction de délais de paiement). Dans ce cas :
- Une validation humaine reste toujours disponible et accessible
- Vous pouvez désactiver ces fonctionnalités dans les paramètres de votre compte
- Vous avez le droit d'obtenir une intervention humaine et de contester la décision
Données d'entraînement : DigiThink n'utilise pas vos données personnelles pour entraîner des modèles d'IA partagés avec d'autres clients. Les améliorations de nos modèles reposent uniquement sur des données anonymisées et agrégées ne permettant aucune réidentification.
Vos droits en matière de protection des données
En tant qu'utilisateur de la Plateforme DigiThink, vous disposez des droits suivants au titre du RGPD :
Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à privacy@digithink.be en joignant une copie d'un document d'identité. Nous nous engageons à répondre dans un délai de 30 jours calendaires.
Droit de réclamation
Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. En Belgique :
Autorité de protection des données (APD) / Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Rue de la Presse 35, B-1000 Bruxelles
Tél. : +32 2 274 48 00 · E-mail : commission@privacycommission.be
Site : www.autoriteprotectiondonnees.be
Durée de conservation
DigiThink conserve vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites dans cette politique, ou conformément à nos obligations légales. À titre indicatif :
| Catégorie de données | Durée de conservation | Base légale |
|---|---|---|
| Données de compte actif | Durée de la relation contractuelle + 12 mois | Contrat |
| Données de facturation (Peppol, TVA) | 7 ans à compter de la date d'émission | Code TVA belge — art. 60 |
| Données RH (contrats, absences) | 5 ans après fin de contrat collaborateur | Droit du travail belge |
| Logs de connexion et d'activité | 12 mois glissants | Intérêt légitime (sécurité) |
| Données de support (tickets, emails) | 3 ans | Intérêt légitime (probatoire) |
| Cookies analytiques | 13 mois maximum | Consentement |
| Données de prospection marketing | 3 ans sans interaction, ou jusqu'au retrait du consentement | Consentement / intérêt légitime |
| Données après demande de suppression | Suppression sous 30 jours sauf obligation légale contraire | Art. 17 RGPD |
Après expiration des délais de conservation, les données sont supprimées de façon sécurisée ou anonymisées de manière irréversible.
Sécurité des données
DigiThink met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout traitement non autorisé, toute perte accidentelle, destruction ou divulgation. Ces mesures comprennent notamment :
- Chiffrement des données au repos : AES-256 pour toutes les données sensibles stockées (données financières, RH, documents)
- Chiffrement en transit : TLS 1.3 pour toutes les communications entre votre navigateur/application et nos serveurs
- Hébergement européen : tous les serveurs de production sont hébergés en Europe (Suisse via Infomaniak) — conformité RGPD et LPD suisse garantie
- Contrôle d'accès : authentification multi-facteurs (MFA) pour tous les accès administrateurs, gestion des droits par rôle (RBAC)
- Sauvegardes chiffrées : sauvegardes quotidiennes automatisées, chiffrées avec GPG, stockées dans une région géographique distincte
- Surveillance continue : monitoring en temps réel des accès et des activités anormales, système d'alerte automatisé
- Tests de sécurité : audits de sécurité réguliers et tests de pénétration annuels par des tiers indépendants
- Plan de réponse aux incidents : procédure de notification à l'APD dans les 72h en cas de violation de données
En cas de violation de données : si nous détectons une violation susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, nous notifions l'Autorité de Protection des Données dans les 72 heures et vous en informons dans les meilleurs délais conformément à l'article 34 du RGPD.
Sous-traitants et accès aux données par des tiers
DigiThink peut faire appel à des sous-traitants pour fournir certains services techniques. Tous nos sous-traitants opèrent sous des accords de traitement des données (DPA) conformes au RGPD et ont un accès strictement limité aux données nécessaires à l'exécution de leur mission.
Infrastructure et hébergement
- Hébergement principal : serveurs hébergés en Europe / Suisse via Infomaniak — données jamais transférées hors EEE pour le cœur du traitement
- Sauvegardes : stockage secondaire en Europe (infrastructure Infomaniak), conformité NIS2 et LPD suisse
Communications
- Emails transactionnels (Brevo / Sendinblue) : envoi des notifications, confirmations et accusés de réception. Données transmises : adresse email, nom, contenu du message. Siège : France (UE). Politique de Brevo →
Réseau Peppol
- Point d'accès Peppol agréé : DigiThink est certifiée point d'accès Peppol. Les factures électroniques transitent via le réseau Peppol conformément aux standards UBL/XML. Les destinataires de vos factures sont vos clients et fournisseurs identifiés.
Analytique (avec consentement)
- Analytique web : uniquement avec votre consentement explicite via notre bandeau cookies. Données collectées limitées à la navigation anonymisée.
Support client
- Notre équipe support accède à votre compte uniquement avec votre autorisation explicite pour résoudre un incident. Chaque accès est journalisé et tracé.
Autorités légales
- Nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux autorités judiciaires, policières ou administratives belges en cas d'obligation légale, de décision de justice ou de demande officielle d'une autorité compétente.
DigiThink ne vend jamais vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.
Transferts internationaux de données
DigiThink s'engage à maintenir vos données au sein de l'Espace Économique Européen (EEE). L'hébergement principal de la Plateforme et des données de traitement IA est situé en Europe — principalement en Suisse via Infomaniak.
Dans le cas exceptionnel où un sous-traitant technique nécessiterait un transfert hors EEE (par exemple pour un service email), DigiThink s'assure que des garanties appropriées sont en place, notamment :
- Une décision d'adéquation de la Commission européenne (si applicable) ; ou
- Des clauses contractuelles types (CCT) approuvées par la Commission européenne (décision 2021/914/UE).
🇪🇺 IA européenne · Infomaniak Euria : DigiThink utilise Infomaniak Euria, propulsé par des modèles IA open source hébergés en Suisse et dans l'UE par Infomaniak. Aucun transfert vers OpenAI, Google, AWS ou Microsoft Azure. Vos données ne servent pas à entraîner des modèles tiers. Infomaniak fonctionne à 100% énergie renouvelable et est conforme au RGPD et à la LPD suisse.
Cookies
DigiThink utilise des cookies et technologies similaires sur son Site. Un bandeau de consentement vous est présenté lors de votre première visite.
Types de cookies utilisés
| Type | Finalité | Durée | Consentement requis |
|---|---|---|---|
| Cookies essentiels | Fonctionnement de la session, sécurité, préférences de langue | Session / 12 mois | Non (nécessaires) |
| Cookies analytiques | Mesure d'audience anonymisée, amélioration des pages | 13 mois | Oui |
| Cookies de préférences | Mémorisation de vos paramètres d'affichage | 12 mois | Non (fonctionnels) |
Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences cookies via le lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page du Site, ou en configurant votre navigateur pour refuser les cookies. Notez que le refus de certains cookies peut affecter votre expérience de navigation.
Modifications de cette politique
DigiThink se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, notamment pour :
- Intégrer de nouvelles fonctionnalités de la Plateforme (notamment liées à l'IA)
- Se conformer à de nouvelles obligations légales ou réglementaires
- Refléter des changements dans nos pratiques de traitement des données
En cas de modification substantielle, vous serez notifié par email et/ou via un avertissement visible sur la Plateforme au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des changements. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de ce document.
Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette politique. La version en vigueur est toujours disponible à l'adresse digithink.be/privacy.
Contact & Délégué à la Protection des Données
Pour toute question, demande d'exercice de vos droits ou préoccupation relative à la protection de vos données personnelles, contactez notre équipe :
Courrier : DigiThink — Protection des données · Rue des Guillemins 113 · B-4000 Liège
Délai de réponse garanti : 30 jours calendaires
Joignez à votre demande une copie d'un document d'identité afin que nous puissions valider votre identité et traiter votre demande conformément à l'article 12 du RGPD.
Autorité de contrôle belge : Si vous estimez que le traitement de vos données viole le RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) — Rue de la Presse 35, B-1000 Bruxelles · commission@privacycommission.be · +32 2 274 48 00